人と会社・企業

1月が終わる前にPDCAサイクルを回しましょう

1月もあっという間に過ぎ去りますね。年頭に立てた計画に従って振り返りましょう

1月もあっという間に終わろうとしております。

私もついさっきお正月を迎えたと思ったら、もう2月に入ろうとしているイメージです。

このあっという間をあと12回繰り返すと2018年も終わりです。

「やばい」と思った方は、この危機感を行動に変えていくことが大切です。

「まあいいや」と思った方は要注意です。諦めずに目的を振り返りましょう。

まだまだこの1年がより良くなるチャンスなのです。

はじめの3ヶ月にこだわる。そのためにもまずこの1ヶ月にこだわる。

「やばい」と思った方は危機感を行動に変えるべきですが、ただ闇雲に焦るのではいけません。

念頭に立てた目標について、しっかり計画通り進んでいるかチェックしてみましょう。

1年をいいものにしていくかは、はじめの3ヶ月がとても大切です。

それは、この3ヶ月でこの1年がいいものとなるか否かが8割方決まると言っても過言ではないからです。

当たり前ですが、12月に入ってから振り返るのでは遅いのです。

それが9月ではどうでしょう?

残り1/4では何ができるか限られてきます。

6月ではどうでしょう?

残り半分の期間で何ができるか・・・ここが現実的なタイムリミットです。

多くの方が半年を過ぎるまでに今年の目標を諦めてしまっています。

もしくは忘れてしまっているかです。

しつこくこだわることで習慣にしていくことが大切なのです。

ここを過ぎてしまうと「まあいいか」になってしまいます。

はじめの3ヶ月はとにかく目的を目標にこだわり、PDCAサイクルを回しましょう。

チェックのコツ

では、みなさんの念頭の目標に戻り、チェックをしましょう。

この1ヶ月間、計画通りに実行することができたかどうか振り返りましょう。

チェックはカイゼンのために必要不可欠であり、いい点と問題点の2点を明確にすることです。

特に問題点が重要です(トヨタ自動車では「BAD NEWS FIRST」が徹底されています)。

チェックの際、多くの方がマイナスな気持ちになりがちです。

プラスの気持ちになる方は、計画通りに進めた方です。

計画通りに取り組んでいなかった場合、特にマイナスな気持ちが起きがちです。

しかし、そこでプラスに気持ちを変換させるのです。

問題点を見つけることでチャンスが到来するからです。

そこで振り返ることができて良かったのです。

まだまだ、あと11ヶ月のチャンスがあります。

自分1人で難しければ、誰かと一緒に時間を決めて振り返ることがポイントです。

会社の仲間でも、友達でも結構です。

チェックすることが習慣付けばしめたものです。
(本来、日報や夕礼はそのためにあります。)

カイゼンのコツ

カイゼンとは、チェックの際に明確になった目的と現実のギャップをどのように埋めるか考える事です。

カイゼンの際にもまずは目的を思い返すことが大切です。

そもそも何のために?ということを明確にしないと、カイゼン案も曖昧なものとなるからです。

その際、5W2Hのフレームワークが重要になってきます。

そもそも何のためにという目的を明確にしたら、カイゼンを考えるのです。

なぜその時にやったのか、いつやればいいのか考えます。

なぜそこでやったのか、どこでやればいいのか考えます。

なぜ、その人がやったのか、誰がやればいいのか考えます。

なぜその方法でやったのか、どのような方法でやればいいのか考えます。

なぜその金額がかかったのか、その金額の見直しをします。

なぜ、いつ、どこで、誰が、何を、どのように、いくらでということを考えるとカイゼンに繋がっていくのです。

2月に向けてカイゼン計画を立てましょう

そして、2月に向けてカイゼン計画を立てていきましょう。

カイゼン計画の際に大切なことは、その目標を「いつまでに達成するのか」期限を決めることです。

例えば、「2月28日までにこの目標を達成しよう」というふうにです。

そうしたら、日々具体的に「いつやるか」を決めましょう。

月曜日の朝でも、水曜日の夕方でもいいですが、「いつやるか」を決めることもとても大切です。

さらに、工程表や計画表に落とし込んでいきましょう。

「いつやるか」の時間は、あまり長いものでなくていいのです。

むしろ、10分でもいいのです。これらは「緊急性は低いけど、重要な時間」です。

この計画した「こまぎれ時間」に従い、確実に実行することで明るい将来がつくられていくのです。

そう、あとは愚直に実行するだけなのです。

それゆえ、さらに日々実行したかどうかを振り返ることも大切です。

目的、目標についてのおさらい

目的と目標は厳密に違います。

目標はその先にある目的を達成するためにあります。

明確にした目的を達成するために、いくつか目標が出てくるのです。

そして、個々の目標がどのように達成されれば、目的に近づいていくのかを計画するのです。

目的は「あるべき姿」に近く、目標は数値目標も含めて、「あるべき姿」に近づくための一つ一つの指標なのです。

チェックの時も目的と目標を繰り返し意識することがとても大切になります。

そして、再び、いつ、どこで、誰が、何を、どのように、いくらでをチェックして、目的とのギャップ(問題点)を洗い出すのです。

ギャップをいかに埋めるかカイゼンの方法を考えていきましょう。

目的が曖昧だったら、改めて明確にすることが大切です。

これを2月の末に確実に行うのです。

その時にいい振り返りができるよう、毎週どこかで必ず振り返りを行うのです。

さらに、日々計画した時間通りに「やるべきこと」を実行しているかチェックすることが大切なのです。

多くの会社で反対のことが起きているからこそ

多くの会社で反対のことが起きています。

つまりPDCAサイクルが回っておりません。

そもそもの目的を明確にしないことがPDCAサイクルが回らない要因でもあります。

何も考えずに仕事をすることは、実はムダな仕事を増やす最たるものなのです。

目的達成のために計画したことを実行し、チェックし、カイゼンするサイクル(PDCAサイクル)を回すことは差別化そのものなのです。

目的を明確にすると仕事の完成体が見えてきます。

特にサービス業では仕事が見えにくいため、仕事がどうあるべきかの目的を明確にすることがとても大切です。

目的が明確になることで、その仕事はどうすればお客様(社内の人)が喜ぶか具体的にイメージすることができるのです。

それだけでも、ムダな仕事はなくなっていきます。

これらも働き方改革に繋がるのです。

みなさんが2018年をより良い年にしていくためにPDCAサイクルを回しましょう。

大丈夫でいきましょう!

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