PDCAサイクルは何のために回すのですか?コツはありますか?

  1. 人財・人づくり

PDCAサイクルも案外漠然としたイメージを与える言葉

私たちのまわりには、わかっているようで案外漠然としたイメージの言葉があります。

昨日は当事者意識について簡単に述べました。

今日は『PDCAサイクル』を取り上げたいと思います。

この言葉は当事者意識とも密接に関連します。

一体何のためにあるのでしょうか

PDCAサイクルは『Plan(計画)→Do(実行)→Check(チェック)→Action(改善行動)』のサイクルです。

ここまでは一般的に理解されていることでしょう。

では、PDCAサイクルは何のためにあるのでしょうか?

こういった質問すると曖昧になってしまうことがあります。

PDCAサイクルは回すことが目的ではありません。

仕事等のものごとをより良くするためのサイクルなのです。

もっといえば、ものごとを自ら進んでより良くしたい(仕事を提供する人に喜ばれたい)という気持ちがあれば、自然に回っていくものなのです。

まさにこの部分は当事者意識と連動します。

PDCAサイクルは仕事をより良くしようと自分で真剣に考えると自然に回る

仕事を良くしようと真剣に考えると自然に回ります。

仕事をする上で「何も考えていない」状態はいちばん避けなければなりません。

何か問題が発生していても気がつかず進めてしまうとどうなるでしょうか?

気がついたときにはもはや手が付けられないほどの問題になってしまっているケースがあるのです。

それを避けるためにも今日の一つ一つの仕事が終わったら必ず見直しをすることが重要です。

その時間は10分以内で結構です。

そこで良かった点と問題点を洗い出すのです。

それだけでもうすでにPDCAサイクルは回り始めています。

PDCAサイクルは計画がスタートでないことも多い

現実的な話をすれば、PDCAサイクルのスタートは「計画」ではないケースもあります。

実行が先であったり、チェックが先であったりするケースもあります。

「ものごとをやりっぱなしにしないこと」がPDCAサイクルを回すことに繋がります。

DOからスタートしている場合は、問題点といい点を見つけてみましょう。

問題点が見つかったら、まずはその仕事の目的は何だったかを明確にしましょう。

目的と問題点を照らし合わせて「なぜ、なぜ、なぜ」を繰り返していくことで真因が見えていきます。

例えば、なぜその時にしたのか、なぜそこでしたのか、なぜその人がしたのか、なぜそれをしたのか、なぜそのやり方だったのか、なぜその値段だったのか等を振り返ります。

また、問題点(チェック)の次は改善行動です。

同じように、そもそもの仕事の目的と照らし合わせて、いつやるべきだったか、どこでやるべきだったか、誰がやるべきだったか、何をやるべきだったか、どのようにやるべきだったか、いくらでやるべきだったか等を考えるのです。

すると、それらは計画に繋がっていきます。

そうしたら、今度は計画通りに実行することです。

注意するべきは、一つ一つの仕事がやりっぱなしにならないことです。

問題点があるのにも関わらず、何も改善されなければ仕事の質は良くなりません。

気がついたらあっとう間に1年が過ぎてしまい、かけがえのない時間を失うことになります。

PDCAサイクルのコツ・・・計画に完璧さを求めないことです

PDCAサイクルのコツとして、計画に完璧さを求めないことも重要です。

計画は完璧でなくていいですが、それ立てる前に必ずするべきことがあります。

それは、目的を明確にすることです。

そして、それを達成するための目標をいくつか決めることです。

つまり、それをいつやるか、どこでやるか、誰がやるか、何をするか、どのようにやるか、いくらでやるかを決める訳です。

これらが計画になるわけですが、完璧である必要はありません。

最優先項目は、目的を明確にすることです。

逆に「目的が明確になっていなければやらない」という選択肢も必要になります。

その上で「やってみる」なのです。

ですから、「何のためにやるの?」という疑問は常に持っているべきです。

なお、目的と思っていたことが、実際に到達してみるとさらにその上の目的があることに気がつくことがあります。

これもPDCAサイクルが回っている時の面白さです。

PDCAサイクルを皿回しにたとえると

PDCAサイクルはものごとのすべてに存在していると言えます。

1つの仕事にもいくつもあり、日頃の業務の中にもいくつもあります。

PDCAサイクルを皿回しに例えてみましょう。

PDCAサイクルがいくつもある状態は「(皿回しの)お皿がいくつも回っている状態」です。
(「皿回し」も最近見かけなくなりましたが、棒でお皿を回す芸です。)

回転しなくなるとお皿は落ちてしまいます。

それがお客さまから「お皿が落ちたぞ」と言われたら、クレームになるのです。

そうならないように、お皿を回し続けることが求められます。

ところが、人は勢いよくお皿を回そうとします。

一気に解決方法を求めたりするものですが、そうなると不安定になり長続きしないものなのです。

むしろ、少しずつ回転のための刺激を与えた方が安定して長続きします。

お皿を回し続けるための刺激は「日々の小さな問題点を自主的に見つけて改善すること」です。

また、お皿がいくつも回っていると、別のお皿の解決方法がひらめくことがあるのです。

こうした点もPDCAサイクルが回っている時の面白さとなります。

PDCAサイクルが回らないのはなぜか?・・・自主性の反対のことが起きる

リーダーが部下に「PDCAサイクルを回そう」と言っていながら回らないケースがあります。

なぜこのようなことが起こるのでしょう。

PDCAサイクルに極めて重要な要素は「自主性」です。

問題点を自主的に見つけて改善活動をすることが求められます。

反対に「やらされ感」「人ごと感」「指示待ち」ではサイクルが回りません。

ところが、その状況になってしまっているケースも多いのです。

それは、リーダーの部下への接し方に要因があります。

リーダーが「自分の言ったとおりに部下が動くこと」という考えにとらわれてしまうと、部下の自主性を失わせてしまいます。

部下が問題点をあげて改善策まで考えたとしても、リーダーの「それは違う」という否定的なひとことが出てしまうケースが非常に多いのです。

「何をやっても否定されるならば、言われるままに動こう」と部下が思うのも無理はありません。

「叱られるのならば誤魔化そう」と部下が思ってしまうケースもあるのです。

昨今の「品質や数値の偽装問題」はPDCAサイクルが機能していないからこそ起こったと思っています。

つまり、自主的に問題点が見つけられ、改善されていれば防げたはずなのです。

PDCAサイクルが回るということは、「BAD NEWS FIRST!」が機能する組織風土になっているとも言えます。

これは組織が健全に機能するために不可欠なことです。

リーダーは部下の自主性を尊重することを徹底しましょう。

とても重要なポイントです。

現状維持の考え方を捨てましょう

PDCAサイクルのポイントとして「現状維持」というキーワードも注意すべきです。

現状維持は、はじめから目指すべきではありません。

なぜなら、はじめから現状維持を目指して、業績や給料が上がるはずがないからです。

給料を高めるならば、明確にした目的に向かってより良くなっていくことが必須なのです。

目的に向かって努力した結果が「現状維持」ならば仕方ないと考えるべきなのです。

現状維持という言葉を好んで使う人もいますが、ぜひ見直しをしてみましょう。

仕事も会社もより良くするためには、改善のサイクルが回ることが不可欠です。

そして私たちは人間である以上、1日仕事をしていれば問題点が必ず出てきます。

どんなに完璧な人であっても、会社であっても出てくるのです。

それを見て見ぬふりをせず、前向きに改善していけば将来は明るいものとなるのです。

ぜひともより良い仕事を積み重ねて(PDCAサイクルを回して)、よりいい会社をつくっていきましょう。

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