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議事録を作成しない新型コロナウィルスの専門家会議・・・なぜなのでしょう?

  1. ワーク・ライフ・バランス 働き方改革

議事録がないのにどうやって将来に役立てるのでしょう

新型コロナウィルスの対策を検討してきた専門家会議において、政府は議事録を作成していないことが明らかになったそうです。

以下、共同通信の記事を引用いたします。

新型コロナウイルス感染症の対策を検討してきた専門家会議の議事録を政府が作成していないことが28日、分かった。「歴史的緊急事態」に指定された新型コロナ対策の検証の妨げになる可能性がある(共同通信 2020年5月28日)。

これには驚いた方が多いのではないでしょうか?

重要な会議には議事録が不可欠であることを多くの方が常識として持っているからです。

専門家会議でどのようなことが話し合われたのか不明ならば、将来に生かすことはできません。

特に問題となったことや失敗した例が示されていなければ、改善できないからです(PDCAサイクルが回らない)。

将来も同じ失敗をしてしまうかもしれません。

議事録がない状態で、どうやって将来に役立てるのでしょうか?

ましてや、専門家会議には当然のことながら私たちの税金が使われています。

税金が使われたものに対して記録が残らないとしたら大問題です。

そもそも議事録とは

ここで、様々な視点から「議事録」というものを考えてみましょう。

そもそも議事録とは一体何でしょうか?

議事録とは会議録ともいい、大辞林によりますと次のように記されています。

会議の審議経過・結果などを書き記した文書。議事録。

この時点でほとんどの方が議事録の大切さが理解できると思います。

私たち民間企業では、株主総会や取締役会、部署間の会議、お客様との打ち合わせ等々、常に議事録が存在します。

議事録が存在しないことが不自然に思えます。

議事録には「事実」が記されています。

その簡単なフレームワークは5W2Hです(その会議の目的があり、いつ、どこで、誰が、何を、どのように、いくらで等が記されていることです)。

ここでみなさんに質問です。

重要な会議をしたときに議事録を作成すると思いますが、その議事録はすぐに出てきますか?

なかなか出てこないケースも多いのではないでしょうか?

それは一体なぜでしょうか?

議事録の作成に時間がかかる理由・・・完璧を求めすぎるあまり「疑事ロック」になってしまうから

重要な事項を決定するような会議では議事録の作成に時間がかかる傾向にあるようです。

なぜ時間がかかるのかというと、議事録の内容が精査されるからです。

もっと簡単に言うと、「完璧な内容」を求めてしまうのです。

「事実であること」と「完璧であること」は違うのです。

精査は重要ですが、「完璧な内容」が求められてしまうあまり、時折事実が事実でなくなってしまうことが起こってしまいます

議事録を見て「言った、言わない」が起こったり、力のある人が「そのようなつもりで言ったのではない」と言ったりして、場合によっては内容が大きく変えられてしまうケースも発生してしまうのです。

その結果、事実でない内容の「疑事録」に縛られてしまうことがおきます(つまり、「議事録」が「疑事ロック」になってしまうケースが多いのです。疑事ロックは私が勝手に名付けた当て字です。

疑事ロックとは、『完成した議事録がその時に話し合われた事実が記されず、疑わしい内容なのにも関わらず、「実際にあった」かのように思わせることで多くの人がそれに縛られてしまう状態のこと』です。

これでは全く意味がないのです。

自分が言った言葉や責任の所在を明確にしたくない心理が発生してしまう人もいる

議事録は、実際にあったことや、多くの人が認められる事柄、客観的に認められる事柄が記されていることが原則です。

ところが、それによって自分が言った言葉や責任の所在を明確にしたくない心理が発生してしまう人もいるのも事実です。

もし、それが強大な力を持っているリーダーならば、議事録は「残ってしまうと困るもの」となってしまうのかもしれません。

これは非常に問題であり、議事を残すというそもそもの目的を見失っています。

議事録を作成する目的を改めて申し上げれば、議事録は将来に役立てるために作成されるものです。

そのために事実を記すことが大切なのです(例えその時に違和感があったとしても)。

話は飛びますが、国会中継を見ていて、ふと疑問が湧くことがあります。

大臣や議員の発言で途中で速記が止まる時です。

そこで話されている内容は、議事録等には残らないことが「常識」となっています。

しかし、その状況こそが不自然ではないでしょうか。

そこでの会話こそがとても重要だと思います。

民間でもオフレコの会話こそ本質を突いたものになっているケースも多くあるのです。

議事録は事実を記す。完璧なものでなくていい。むしろ問題点を明確にするべきです。それが将来に役に立つからです

逆説的なことを申し上げます。

議事録は事実が記されているべきものですが、内容は完璧なものを目指すべきではありません

むしろ、問題となっている部分を明確にするべきです。

そのために、事実を記すのです。

事実を記し明らかになった問題点こそが将来に繋がる改善案の源となるからです。

議事録が完成したものであるべきだ、完璧なものであるべきだという常識があるならば、それを1度捨てましょう。

むしろ問題点ばかりを記すものであると逆転の発想をしましょう。

繰り返しますが、問題となっていることを明らかにすることで、議事録は将来に繋がっていくことを意識して欲しいと思います。

議事録を作成する目的は将来に役立てるためなのです。

客観的に事実を示すことはとても大切。PDCAサイクルを回すためにも

冒頭の話しに戻りますが、新型コロナウィルスの対策を検討してきた専門家会議は極めて重要な位置づけです。

大切な税金を使っての会議なのですから、議事録或いはその代替となるものは不可欠です。

議事録がなければ、何が問題点だったか振り返り、改善することができません。

つまり、将来のためにならないからです。

せめて会議の進行を録音したり動画で撮影したりして残して欲しいと思います。

将来に役に立てるためにも。

専門家会議は私たちの税金が使われているのですから。

大丈夫でいきましょう!

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